チームで定期タスクを実施する場合、個人タスクと異なり、存在を忘れてしまったり、誰かがやってくれるだろうと思ってしまったりして、未実施だった事に後で気付く事があります。
自分が作ったタスクなら月1や年1のタスクでも覚えてられそうですが、引き継いだタスクだと記憶が薄いので一部は忘れてしまいそう。リーダーが漏れなく管理していれば問題ないのですが、管理コストが増えるし、リーダー変更時にはメンバーにも影響が出たりします。
また、実施後に次のissuse作ったりした事もありますが、沢山のissuseの中に埋もれてしまったり、定期的な棚卸しの対象になるなど時間のロスにもなります。
実現したいこと
- 前日（営業日）の夕方にSlack通知して、翌日開始のタスクを知りたい
→ チームやchannel等のメンションを付けて、気付き易いようにしたい
（担当が決まっていない場合は、その通知にコメントして担当を決める）
→ 担当が決まっている場合は、把握し易いように、その人のメンションを付けたい - 当日（営業日）の朝にSlack通知でリマインドしたい
（まだ担当が決まってなかったら話し合って決める） - 実施漏れがないように、完了していないタスクのリマインドを継続したい
→ とは言え、通知が多いと無視するようになるので、朝と夕方の2回にまとめたい - Slack通知だけで、タスクの状況をが解るようにしたい
→ ステータス（状態）を記載したい。未実施、前提対応待ち、処理中、完了 等 - 次回タスクの登録をしたくない。通知周期をあらかじめ設定できるようにしたい
→ 実施後に次回分作成だと手間だし、忘れ易いので、自動でやって欲しい
結論：このわがままに対応できそうなサービスや仕組みはなさそうだったので、作る事にしました。
実施忘れが発生した。発生しそうで心配。人依存から脱却して自動化したい。
そんな課題を持っているチームに導入して頂けると幸いです。
忘れん坊: 定期タスクの管理・リマインダー
すべて無料です。将来、一部有料にする可能性もありますが、当面は無料のみの予定です。
Slack通知は、Webhook URL（通知の投稿のみ）を使用しているので、Slackの投稿が漏れる心配がありません。通知は営業日（土日・祝日のみ対応）の朝（デフォルト10時以降）と夕方（デフォルト17時以降）の2回のみで、複数のタスクがある場合もまとめて通知されます。対象がない場合は通知されません（デフォルト） ※デフォルトは変更可能
サンプルとして公開中: Night Only Project.の定期タスク
ソースコード公開中: https://dev.azure.com/nightonly/nightonly-app
アカウント登録
チームで招待URLが共有されている場合は、そちらから登録すると、招待されたスペース（Slackの通知単位）に自動で参加した状態になります。
アカウント登録後に、スペースに参加したい場合は、スペースの管理者に依頼してください。
チームで新規導入の場合は下記から登録してください。
https://task.nightonly.com/users/sign_up
※登録手順は一般的な流れなので省略します。
スペース作成
タスクを登録する入れ物（＝スペース）を作成します。
Slackの通知単位となります。参加しているメンバーのみアクセスできます。
ログイン後のトップページやスペース一覧に作成ボタンがあるので、そこから作成できます。
スペースを作成した人が自動で、管理者になります。メンバー一覧から変更可能。
通知設定
スペース表示後、通知設定のタブから設定できます。
管理者のみ変更可能で、投稿者や閲覧者は参照のみできます。
SlackのメンバーID設定
通知設定の変更後、画面に下記が追加されます。
ここ（スペースの通知設定）か、ユーザーの通知設定からメンバーIDを設定する事で、
担当が自分の場合に、通知に自分のメンションを付ける事ができます。
招待URL発行
チームメンバーにアカウント登録＋連絡を貰って、メンバー招待で参加させる事もできますが、
手間なので招待URLを発行して、それを共有しておくと便利なのでおすすめです。
未ログイン状態で、発行されたURLにアクセするとメールアドレスのドメインは選択式になるので、会社のドメイン等で制限する事ができます。
もしURLが漏れてもアカウント登録時にメール認証が必要なので安全です。
タスク追加・変更
追加ボタンの他、日付の空欄をクリックするとタスク追加のダイアログが表示されます。
日付の空欄をクリックした場合は、その日付や曜日がセットされるので入力の手間が省けます。
概要・前提・手順の記載欄を用意しています。
issuesやwikiのURLを貼っておくだけでも、迷わずに作業ができるのでおすすめです。
最初は雑に書いておいて、ブラッシュアップするでも良いと思います。
機能追加：担当を順番に自動で割り当てられるようになりました。
（ご要望ありがとうございます！）
Slack通知→アサイン→ステータス変更
Slack通知トリガーなので、普段はサイトにアクセスする必要はありません。
今回の担当が決まったら、担当を設定します。
次回以降の通知が担当者のメンションや担当者名になります。
開始したらステータスを変更して、「完了」か「対応不要」になると通知されなくなります。
また、必要に応じてメモ欄に証跡等の情報を記載すると後で確認しやすくなると思います。
当然ながら、みんなが通知をスルーしてしまうと、未実施が発生します。
コミュニケーションを取って、担当を決めるか、
あらかじめローテーションを決めて設定しておくと良さそうですね。
未実施が防げたり、手間や工数削減に繋がれば幸いです。
